Tulevaisuuden toimisto

Kuinka kohdata monitilatoimiston haasteet

Toimintoperusteisessa työssä on paljon hyviä puolia, mutta se luo myös haasteita. Tässä monitilatoimistoja käsittelevässä blogikirjoituksessa tarkastellaan haasteita, joita toimintoperusteinen työ usein aiheuttaa.

Vaikka olisit valmistellut siirtymän hyvin ja yrittänyt huomioida kaikki uudet näkökulmat, perinteisestä toimistosta toimintoperusteiseen siirtyminen aiheuttaa haasteita. Kuten mainitsin edellisessä blogikirjoituksessani, yleensä perinteisestä toimistosta monitilatoimistoon siirtyminen vie puolesta vuodesta kahteen vuotta. Tässä muutamia tavallisia haasteita monitilatoimistossa – ja kuinka niihin vastataan:

Anonyymi työympäristö

Kun työtovereilla ei ole omia työpisteitä ja pöytiä, työpaikka saattaa tuntua vähemmän omalta. Monitilatoimistossa anonyymiydeltä vältytään keksimällä muita tapoja luoda omakohtaisuuden tuntua kuin vain oma työpöytä. Valitse seinä (tai useampiakin), jolle työntekijät voivat kiinnittää kuvia perheestään, lemmikeistään tai mistä vain, mikä saa heille hyvän olon. Näin työpöydät ovat neutraaleja ja kaikkien käytettävissä, mutta itse työpaikalla on silti kaikkien oma leima.

Turvaton työympäristö

Oman työpisteen puuttuminen voi aiheuttaa myös sen, että toimisto tuntuu turvattomammalta. On inhimillistä kaivata turvaa, ja aivan uusi työtapa voi pelottaa monia. Autetaan toisiamme ja keksitään turvallisuudentunteenkin luomiseen uusia tapoja.

Itse fyysinen työpiste ei oikeastaan ole ratkaiseva, ja monista on helppo ajatella “Mitä teen tänään, ja missä sen vuoksi kannattaa istua?”. Toisista on kuitenkin stressaavaa ajatella siirtymisiä ja usein kuulenkin kysymyksen “Mitä jos kukaan ei tahdo istua kanssani?”. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää, että tällaisia tunteita kokevat työntekijät löytäisivät turvallisuudentunteen työporukasta ja uusista työtavoista. Työskennellä voi niin, että kokoonnutaan yhteen ja luodaan rutiineja. Voidaan esimerkiksi päättää, että kaikki työryhmässä X istuvat ja työskentelevät yhdessä samassa tilassa joka torstaiaamupäivä. Voi olla myös hyvä idea, että kaikilla samalla osastolla tai samassa työryhmässä olisi kaappi samassa paikassa. Näin kaappien edustilasta tulee luonnollinen kohtaamispaikka.

On helppo kuvitella, että ennakkoon tehdyt työt ja valmistelut riittävät, mutta itse siirtymävaihe alkaa vasta, kun päästään toimistoon. On tärkeää tiedottaa kaikkia asianosaisia aiheesta ja uskaltaa puhua esille tulevista vaikeista asioista. Seuraavassa blogikirjoituksessa annan vinkkejä siitä, miten esimiehet ja työntekijät onnistuvat arjessa monitilatoimistossa.

Karin Ståhl, osakas ja työpaikkastrategi, GoToWork

Lue lisää NCC:n Future Officesta.

Vierasbloggaaja