Tulevaisuuden toimisto

Näin voit suunnitella siirtymisen monitilatoimistoon

Monitilatoimistoon siirtymisestä on paljon etua – kunhan se suunnitellaan oikein. Konsulttiyhtiö GoToWork auttaa parhaillaan NCC:tä juuri tässä. Seuraavassa on muutamia vinkkejä seikoista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Monitilatoimisto sopii periaatteessa kaikille organisaatioille. Työtä tehdään entistä modernimmalla tavalla jakamalla resurssit, kuten osaaminen ja työntekijät, entistä paremmin. Lisäksi valmius mukautua muutoksiin on entistä parempi. Tähän voidaan päästä hyvällä suunnittelulla.

Monitilatoimiston onnistuneen suunnittelun muistilista

Ensin kannattaa miettiä, mitä monitilatoimistolla halutaan saavuttaa
Johdon on tehtävä heti alusta alkaen strategisia päätöksiä. Esittäkää itsellenne kysymys ”Miten teemme työtä tulevaisuudessa – millainen on ihannetilanne?”

Kartoittakaa sekä nykyiset että tulevat tarpeet
Tarpeet vaihtelevat eri toimialoilla. Usein puhutaan toimintokaaviosta: päivittäiset tehtävät, kokousten ja puhelujen määrä sekä muodollisen tai vapaan työskentelytavan suosiminen. Käykää läpi myös liikkuvuus: kuinka isoja ja kuinka paljon erilaisia alueita tarvitaan ja kuinka suuri niiden käytön vaihtelu on. Kannattaa ottaa huomioon, että eri työtehtävissä liikutaan eri määriä. Työntekijöiden liikkumisen tarkastelua toimistossa päivän aikana voi helpottaa, jos lähtökohdaksi otetaan erilaiset ihmistyypit.

Jakakaa tila alueisiin
Suunnitelkaa alueet, joilla voi olla hieman enemmän hälyä, ja alueet, joilla on oltava hiljaista. Huonekaluilla voi erottaa ja rajata eri alueita

Varmistakaa toimiston sisäinen joustavuus
Neliömetrien määrä tavallisesti vähenee, kun käyttöön otetaan monitilatoimisto. Pinta-alassa ei kuitenkaan kannata säästää liikaa. Vaikka kirjoituspöytien käyttöaste olisi 30 prosenttia, niiden määrää ei kannata rajata tarkasti sen perusteella. Toimistosta tulee silloin ahdas ja täyteen sullottu. Toimistossa on oltava erilaisia tiloja, joista voi valita sopivimman eri työtehtävien tekemiseen. Lisäksi tarvitaan tekniikkaa, joka tukee joustavaa työskentelytapaa. Suuri vaihtelu luo hyvän pohjan onnistuneelle toimistolle.

Laatikaa tavoitekuva toimiston tiloista
Hyödyntäkää toimintoja kuvaavan kaavion ja liikkuvuuden läpikäynnin aikana kerättyjä tietoja tilojen suunnittelussa.

Tiedottakaa selvästi, miksi toimintoperustainen malli on hyvä juuri teidän organisaatiossanne
Tiedotuksen on oltava mahdollisimman konkreettista työntekijöiden saamiseksi mukaan uudistukseen. Siirtyminen uudenlaiseen toimistoon on suuri muutos erityisesti silloin, jos työntekijät ovat aiemmin työskennelleet omissa huoneissaan. Henkilöstö on vakuutettava siitä, että tehdyt päätökset ovat oikeita. Työntekijöitä on kuunneltava ja heidän huolenaiheensa on käsiteltävä.

Tavalliset virheet monitilatoimiston suunnittelussa

  • Hyvän tavoitekuvan luomiseen ei käytetä aikaa
  • Esimerkkinä käytetään toisen organisaation ratkaisua, joka toteutetaan sellaisenaan
  • Kaikkia ei saada mukaan projektiin – työntekijät tuntevat tulleensa jyrätyiksi eivätkä osaa sanoa, miksi siirtyminen uuteen toimistoon on heille hyvä asia
  • Tilan jakaminen eri alueisiin ei onnistu kovin hyvin, eikä tuki eri toiminnoille ole sen takia riittävä.

Suunnittelun tärkeyttä ei voi painottaa liikaa. Se luo pohjan sille, millaista työn tekeminen on työntekijöille uudenlaiseen toimistoon siirtymisen jälkeen. Varatkaa aikaa juuri teille sopivan ratkaisun suunnitteluun.

Kannattaa lisäksi varautua siihen, että monitilatoimiston sujuva käyttöönotto kestää kuudesta kuukaudesta kahteen vuoteen. On virhe ajatella, että kaikki alkaa toimia uudella tavalla, kun päätös toimintoperustaisesta mallista on tehty. Aiheesta on lisää seuraavassa blogikirjoituksessa, jossa kerron monitilatoimiston haasteista ja annan muutaman vinkin siitä, kuinka voittaa haasteet.

Karin Ståhl, osakas ja työpaikkastrategi, GoToWork

Tutustu NCC:n toimitilakohteisiin, joissa monitilatoimisto on mahdollista toteuttaa.

Vierasbloggaaja