Surffaillessani netissä törmäsin amerikkalaisten eksperttien laatimaan viiden kohdan vinkkilistaan asioista, jotka tulisi ottaa huomioon tuottavan ja miellyttävän toimiston suunnittelussa. Koko juttu on luettavissa osoitteessa http://www.openforum.com/articles/5-great-office-design-tips-from-experts/ ja tässä alla vapaasti suomennettuna ja lyhennettynä.
1. Koskaan ei voi olla liikaa luonnonvaloa tai avaraa tilaa
”Amerikkalaiset työntekijät viettävät n. 90% hereilläoloajastaan sisätiloissa, useat työpisteillä kaukana lähimmästä ikkunasta. Luonnonvalon puute voi vaikuttaa negatiivisesti mielialaan ja tuottoisuuteen, joten sekä työntekijä että työnantaja voivat hyötyä luonnonvalon maksimoinnista”.
2. Luo välitiloja
”Luo välitiloja epämuodollisille keskusteluille ja maisemanvaihtoa varten. Nämä tilat madaltavat kommunikaation esteitä ja edistävät spontaaniutta toimistossa.”
3. Pidä paikat siistinä ja minimoi sotku
”Sotkun minimoimiseksi on tärkeää miettiä myös varastotilan tarvetta. Varastoja usein mietitään osana toimitilaprosesseja, mutta se on kuitenkin Amerikassa usein toiseksi isoin valitusaihe – lämpötilan jälkeen.”
4. Sijoita kalusteisiin
”Satsaa erityisesti hyviin toimistotuoleihin – sijoitus kannattaa pitkällä aikavälillä kun sairaspoissaolot ja selkäkivut pysyvät kurissa.”
5. Brändää toimistosi
”Toimistosi fyysinen ilme voi luoda perustan yrityskulttuurillesi. Suunniteltaessa toimistotilaa, sisällytä firmasi sloganit, logot, filosofiat, asenteet, tuotteet ja väripaletit ympäristöönne jotta pääsette todentamaan yrityskulttuurinne perustavanlaatuisella tavalla. Vaatteet eivät tee miestä, mutta vaatteet voivat tehdä miehestä houkuttelevamman!”
Allekirjoitan vinkkilistan täysin. Kuten tekstissä sanotaan ”hyvin suunniteltu toimisto maksaa hieman enemmän, käytettäessä huono toimisto tulee huomattavasti kalliimmaksi”. Näiden lisäksi ottaisin mukaan vielä kuudennen vinkin.
6. Pelisäännöt
Pelisääntöjen luominen yhteistyössä toimiston käyttäjien kesken johtaa usein parhaimpaan, tuottavimpaan lopputulokseen. Paras aika pelisääntöjen luomiselle on tilaratkaisun suunnittelun yhteydessä ennen muuttoa – tämä myös sitouttaa muuttavan porukan uusiin toimitiloihin. On hyvä miettiä esim. miten avotoimistoalueella käyttäydytään (äänitaso, puhelut, keskustelu kollegan kanssa) ja mihin tiloista vaaditaan etukäteisvaraus. Pelisäännöt kannattaa kirjoittaa ylös paperille, ja niistä voi tehdä toimiston seinälle vaikkapa kauniin taulun muistuttamaan yhteisistä sitoumuksista.
NCC PD:n yhteisesti laaditut pelisäännöt ovat esillä taukotilassa.
Tiloja suunnitellessa on vielä hyvä pitää mielessä yksi seikka: yksikään tila ei itsestään ole tuottava. Me ihmiset työn ja tuloksen teemme.
Anniina Tynkkynen
Myyntipäällikkö
NCC Property Development Oy
Anniina on ollut mukana kehittämässä mm. Alberga Business Parkia, jonka upea sisustussuunnittelu on kerännyt mainetta.
