Monilta meistä on viime aikoina matkat peruttu, kokoukset kadonneet kalenterista ja tapahtumat siirretty myöhempään ajankohtaan. Tämä on tietysti ymmärrettävää koronaviruksen valossa. Mutta miten voisimme pitää motivaation yllä myös etätyöskentelyn aikana ja varmistaa päivittäisen ”ammatillisten ja sosiaalisten vitamiinien” annoksen?
Olemme listanneet muutamia keinoja, kuinka hyvää yhteistyötä voidaan käytännössä ylläpitää myös etätyönä. Kokeile niitä tiimisi kanssa ja keksiä uusia ideoita itse.
Kytke kamera päälle etäkokousten aikana
Viime aikojen muutokset ovat lisänneet etäkokousten määrää fyysisten kokousten sijaan. Pidemmän päälle voi tuntua hiukan yksinäiseltä istua kotona ruudun edessä. Siispä meidän kannattaa ottaa kaikki hyöty irti Teams- ja Skype-kokouksista.
Kytke kamera päälle tapaamisissa, joissa on vähän osallistujia. Toistemme kasvojen ja ilmeiden näkeminen tekee kokouksista sosiaalisempia ja tunnemme olevamme paremmin läsnä. Kameroiden kytkemistä päälle ei kuitenkaan suositella, jos internetyhteys on epävakaa, tai jos osallistujia on yli viisi.
Pidä virtuaalinen kahvitauko
Kahvitauot ovat monille meistä pieniä henkireikiä työpäivän aikana. Lyhyet epäviralliset keskustelut kahviautomaatin äärellä lisäävät yhteisöllisyyttä ja voivat siten parantaa yhteenkuuluvuutta ja työtyytyväisyyttä. Lisäksi kahvitauot myötävaikuttavat tiedon jakamiseen ja tarjoavat keskustelijoille uusia näkökulmia. Tämä kannattaa pitää mielessä, vaikka monet meistä työskentelevätkin tällä hetkellä kotoa.
Kutsu yksi tai useampi kollega virtuaaliselle kahvitauolle näytön ääreen. Näin saat mahdollisuuden vaalia sosiaalisia ja ammatillisia suhteita pitäen samalla ansaitun pikkutauon työnteosta.
Pidä lyhyitä, päivittäisiä tiimikokouksia
Aivan kuten virtuaaliset kahvitauot, päivän aikana pidetyt lyhyet kokouksetkin vaikuttavat positiivisesti päivittäiseen suunnitteluun ja tiimityöhön. Kokous voi olla esimerkiksi lyhyt 10-15 minuutin aamutapaaminen, jossa tiimi ”sisään kirjautuu” ja sanoo hyvää huomenta toisilleen. Aamukokous on kaiken kaikkiaan loistava tapa aloittaa päivä ja tarjoaa mahdollisuuden päivittää tietoja tiimin kesken ja keskustella päivän tehtävistä ja haasteista.
Jaa arkipäivä kotitoimistoltasi
Yleensä pystymme puhumaan kasvokkain joka päivä. Nyt kun se ei ole mahdollista, voimme sen sijaan jakaa kotitoimiston arjen etäkokouksien välityksellä. Kokouksen järjestäjä voi esimerkiksi lopettaa etäkokouksen kommenttikierrokseen, jossa osallistujat kertovat erilaisesta arkielämästään. Tällä tavoin voimme edelleen olla sosiaalisia sekä ymmärtää ja auttaa toisiamme selviytymään uudesta työtilanteesta.
Kokouksen puheenjohtajalle
Etäkokousten pitäminen vaatii kokouksen vetäjältä hyvää puheenjohtajuutta. Kokouksen vetäjän tulee laatia kokoukselle selkeä esityslista ja aikataulu, joka ohjaa kokouksen kulkua ja antaa osallistujille mahdollisuuden valmistautua etukäteen. Kokous tulisi lopettaa vetämällä yhteen tärkeimmät päätelmät. On myös hyvä idea pitää lopuksi kommenttikierros, jossa kaikki saavat äänensä kuuluviin. Puheenjohtajan pitää lisäksi varmistaa, että kokouksessa näytetyt materiaalit sekä annetut tehtävät ja päätökset lähetetään osallistujille kokouksen jälkeen.
