Olemme kaikki joskus osallistuneet pitkään kestäviin kokouksiin, joissa on monta osallistujaa. Siitä huolimatta, että samassa huoneessa on ollut viisaita ihmisiä puhumassa yhteisistä asioista, kukaan ei välttämättä ole kokouksen loputtua ollut varma, mistä sovittiin ja mitä tehdään seuraavaksi. Tuntuuko tutulta?
30 minuuttia. Sen pituisia pitäisi olla kaikkien kokousten olla, ainakin jos uskomme ruotsalaisessa lehdessä Chef kirjoitettua artikkelia. Sen lisäksi, että aika on rahaa, niin yleensä lyhyemmissä kokouksissa onnistutaan säilyttämään mielenkiinto sekä innokkuus asioiden eteenpäin viemiseen. Tämä lisää työtyytyväisyyttä!
Voi tuntua mahdottomalta löytää aikaa kaiken tarvittavan käsittelemiseen vain 30 minuutissa. Se on mahdollista, jos valmistaudut kokoukseen hyvin ja varmistat, että myös muut osallistujat tekevät niin.
Artikkelissa kerrotaan kolme menestystekijää, miten onnistua lyhyissä kokouksissa. Niistä innostuneena kerron oman näkemykseni tärkeimmistä kohdista:
- Lyhyt ja selkeä asialista
Onko esityslistan laatiminen vaikeaa? Jos näin on, niin et ehkä ole valmis kokoukseen. Mieti vielä kerran kokouksen tarkoitus ja tavoitteet ennen kuin varaat kokouksen. - Tule hyvin valmistautuneena
Jos valmistelutyötä tarvitaan, ole tietoinen siitä ennen kokoukseen osallistumista. - Etene esityslistan mukaan
Tämä on melkein kaikkein vaikeinta. Uskalla keskeyttää ja ohjata keskustelua, jos joku puhuu aiheen vierestä.
Onko teillä muita hyödyllisiä vinkkejä? Kuulisin niistä mielelläni, otathan yhteyttä.
