Kaikentietävä Excel on monessa yrityksessä se painavin asiantuntija päätöksenteossa. Miltä uuden laitteen investointi näyttää Excelissä? Kannattaako henkilöstön koulutukseen panostaa tänä vuonna? Paljonko yritykseni vuosittaiset toimitilakustannukset ovat ja voisiko niissä säästää? Excel kyllä tietää.
Vai tietääkö Excel sittenkään? Miten arvottaa vaikkapa toimitilan sijainnin ja rakennuksen julkisivun brandiarvoa Excelissä? Miten merkittäviä seikkoja ovat työntekijöiden keskinäinen tiedonvaihto, toisilta oppiminen tai työtehtäviä tukevien työtilojen laatu?
Tietotyöntekijöiden työn tehokkuuden mittaamiseen ei ole olemassa tieteellistä kaavaa. Excel-soluun et voi yksiselitteisesti syöttää montako panosta saat työntekijöiltäsi takaisin määrätyssä ajassa. Emme ole entisaikojen tuotantoyksikköjä, vaan työtehokkuuteen vaikuttavat myös jokaisen henkilökohtainen motivaatio ja kulloinenkin olotila. Työtilojen tulisi mahdollistaa tehokas työnteko.
Tehokas työnteko on subjektiivinen käsite, joka saattaa olla erilainen työntekijällä ja työnantajalla. Tehokas työtila esimerkiksi työnantajan näkökulmasta voisi olla tiimityötä edistävä, hiljaisen tiedon siirtymistä tukeva ja pinta-alatehokas. Työntekijän näkökulmasta tehokas työtila taas saattaisi olla rauhallinen, keskittymistä edistävä ja ergonomisesti hyvä.
Leesman Index avuksi tehokkuuden mittaamiseen
Työtilan tehokkuuden mittaamiseen on brittiläinen Leesman kehittänyt tutkimustyökalun, jossa on jo yli 73 000 työntekijän vastausta. Kyselyn tuloksena työympäristö (ts. fyysinen rakennus) saa Leesman Indexin (Lmi), joka kertoo kuinka hyvin se tukee käyttäjien toimintaa. Rakennuksen Lmi:tä voidaan sitten verrata muihin esim. saman toimialan indeksiarvoihin ja sitä kautta arvioida työympäristön onnistuneisuutta. Leesman Index (Lmi) on tällä hetkellä maailman käytetyin mittaristo kuvaamaan työympäristön tehokkuutta. Työntekijöiden vastauksista yrityksen tai organisaation johto saa myös arvokasta palautetta siitä, tukevatko työtilat strategian mukaisia toimintatapoja. Leesmanin aineistoista on voitu vetää mielenkiintoisia korrelaatioita esim. onnistuneen työtilan ja hyvien taukotilojen välillä. Työntekijät ovat kokeneet tehokkaimmiksi työympäristöt, joissa on hyvät kahvi- ja taukotilat, sillä ne tukevat yhdessä tekemistä ja yhteisöllisyyttä. Ei siis pelkästään onnistuneiksi.
Leesmanilla työskentelevä ja työympäristöjen kehittämiseen erikoistunut Peggie Rothe kertoo, että heillä on parhaillaan käynnissä tutkimus jossa selvitetään mitä muita yhtenäisiä tekijöitä korkean Lmi:n saavuttaneilla yrityksillä ja heidän työtiloilla on. Edelleen, mielenkiintoista olisi vielä selvittää yhteys yrityksen menestykseen ja tuloksentekokykyyn ja mitä näistä yrityksistä voisi oppia. Jo nyt kuitenkin aineistosta käy ilmi, että työtilan suunnitteluun ja kehittämiseen kannattaa panostaa, sillä se maksaa itsensä takaisin tehostuneempana työntekona.
Lmi on myös loistava väline tukemaan Excel-päätöksentekoa. Standardisoitujen työtehokkuusmittaristojen luominen ja niiden käyttäminen olisi tärkeää sekä uusien toimitilojen rakennuttajille, mutta ennen kaikkea yrityspäättäjille. Excel yhdessä mutu-tuntuman kanssa saattaa ohjata yrityksen alamäkeen. Tai toisinpäin, viisaasti käytettynä toimitilat edesauttavat innovaatioita ja tehokkuutta.
”Without data you’re just another person with an opinion.”
– W. Edwards Deming –
Jussi Järvinen
Myyntipäällikkö
NCC Property Development Oy
