Monitilatoimisto asettaa esimiehille ja työntekijöille toisenlaisia vaatimuksia kuin perinteinen toimisto. Monitilatoimistoa käsittelevä blogisarja päättyy tällä kertaa tekstiin, jossa pohditaan syitä toimintoperusteisen työskentelytavan onnistumiselle.
Olet suunnitellut siirtymisen monitilatoimistoon ja selvittänyt kaikki haasteet. Nyt on aika keskittyä siihen, mitä sen jälkeen seuraa: arki. Seuraavassa on joitakin vinkkejä siitä, miten voit suunnitella työn niin, että saat uudesta toimistosta ja työskentelytavasta suurimman hyödyn.
Ota vastuu omasta työpäivästäsi
Kaikki työpaikalla ovat johtajia. Johdat vähintään yhtä henkilöä – itseäsi. Oman itsensä johtaminen on erittäin tärkeää monitilatoimistossa. Mielestäni on hienoa, jos työpaikalta lähtee iloisempana kuin sinne tulee. Monitilatoimistossa jokainen vastaa itse omasta viihtymisestään.
Niksinä on luoda hyvä työrytmi. Päivä voi ensin tuntua jäsentymättömältä, mutta kokeile, mikä toimii sinulle parhaiten. Joitakin vapauden suuri määrä voi stressata, silloin kannattaa jäsennellä itse päivä. Voit suunnitella tietyt työt, jotka teet tietyillä alueilla toimistossa: maanantaiaamuna käyt ehkä sähköpostin läpi hiljaisella osastolla ja tiistaina työskentelet yhdessä työryhmäsi kanssa vuorovaikutusta tukevalla alueella. Ottamalla vastuun siitä, milloin ja missä teet eri työtehtäviä, voit suunnitella päivästä vaihtelevan. Se on sekä innostavaa että terveellistä.
Luottamusta tarvitaan toimintoperusteisessa työskentelytavassa
Monitilatoimistossa johtajuus ilmenee eri tavalla kuin perinteisessä toimistossa. Esimiesten ja yrityksen johdon on luotettava työntekijöihin. Esimiehissä voi kuitenkin herättää epävarmuutta se, etteivät he tiedä, missä työntekijät ovat ja mitä he kulloinkin tekevät. Työntekijöiden vahtiminen ja estäminen työskentelemästä haluamallaan tavalla ei kuitenkaan ole vaihtoehto.
Esimiehen on sen sijaan asetettava yhdessä työntekijöiden kanssa selvät tavoitteet ja laadittava jokaisen kanssa erikseen tarkka tilannearvio. Kerran vuodessa käydyn kehityskeskustelun sijasta niitä voidaan käydä ehkä kolme tai neljä vuodessa – tai jopa kerran kuukaudessa. Tavoitejohtaminen ja valmentava johtajuus ovat esimiehille tärkeitä taitoja monitilatoimistossa.
Esimiehiä askarruttaa usein, miten monitilatoimistossa onnistutaan kokoamaan tiimi ja luomaan hyvä tiimihenki. Tässä voidaan käyttää sekä digitaalisia että fyysisiä työkaluja: Skypen kaltaisilla ratkaisuilla tai chat-ohjelmilla tavoitetaan työntekijät sähköisesti ja voidaan luoda nopeita tilannearvioita, kun taas tapaamiset epävirallisissa kokoontumispaikoissa tai yhteiset kahvitauot kehittävät tiimihenkeä.
Johtajan on varattava myös itselleen aikaa samalla tavalla kuin aikaa varataan tilannearvioiden laatimiseen kollegoiden kanssa. Chat-ohjelma luo helposti tunteen siitä, että olet valvonnan alainen – kaikki näkevät, oletko verkossa vai et. Uskalla kirjautua ulos ja työskennellä kaikessa rauhassa. Jos työntekijöilläsi on oikeat välineet, he pystyvät työskentelemään itsenäisesti. Monitilatoimiston suuri etu on se, että yhteistyö ja itsenäinen työ lomittuvat helposti.
Karin Ståhl, osakas ja työpaikkastrategi, GoToWork
Lue lisää NCC:n Future Officesta ja siitä, miten se edistää liiketoimintaasi.
