Näkymät

Robotti-Robbe vähentää rutiinitehtävien työtunteja toimistoilla ja pian myös työmailla

Automaatio on tullut myös toimistoihin auttamaan yksinkertaisissa ja toistuvissa työtehtävissä. NCC:n korjausrakentamisyksikön projektisihteerin Marika Felinin työssä automaatio on otettu avuksi myyntilaskutukseen. Aiemmin edelleen laskutettavia ostolaskuja käsitteli kaksi henkilöä, mutta tammikuusta alkaen työn on hoitanut robotti.

Automatiikka on monelle tuttu mm. liukuhihnoilta, joissa toistuvat työtehtävät pystyy hoitamaan robotti. Enenevässä määrin automaatio on tullut tietotöihin ja myös NCC:llä on huomattu, että sillä on paikkansa toimistotyön toistettavissa tehtävissä. Teknologiaa, jolla automatisoidaan tietotyön rutiinitehtäviä, kutsutaan ohjelmistorobotiikaksi. Robotti vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin ja tehostaa toimistotyössä mm. dokumenttien hallintaa. NCC:llä ohjelmistorobotti aloitti vuoden alussa myyntilaskutuksen tukena edelleen laskutettavien ostolaskujen käsittelijänä. Eikä määrä ole mikään pieni: syksyyn mennessä robotti oli kirjannut ostolaskuja järjestelmään lähes 6800 kappaletta.

Pohdittaessa automatisointia asiaa kannattaa tarkastella koko organisaation kannalta – minkä prosessien automatisointi toisi välittömien hyötyjen lisäksi välillistä hyötyä.

– Automaation mahdollisuuksien hyödyntäminen ja jalkauttaminen on osa NCC:n digistrategiaa. Automaatiolla voidaan parantaa entisestään asiakaspalvelua ja prosesseja, kertoo NCC:n osastopäällikkö Ari Törrönen.

Robotti käyttöön muutamissa kuukausissa

Tietoteknisesti ohjelmistorobotiikka on yksinkertaista – robotti toteuttaa annettuja sääntöjä. Tältä pohjalta robotin käyttöönotto voidaan tehdä nopeasti ja kustannustehokkaasti. NCC:n myyntilaskutuksessa robotin määrittely ja käyttöönotto tapahtui kolmessa kuukaudessa.

– Ensimmäinen palaveri asiasta oli syyskuun 2017 lopulla, josta seurasi määrittely, testaus ja käyttöönotto. Olisimme saaneet automaation käyttöön vielä saman vuoden puolella, mutta päätimme vuodenvaihteen kiireiden takia siirtää aloituksen tammikuulle, Felin kertoo.

Ostolaskujen edelleen laskutuksessa ohjelmistorobotin tehokas käyttö vaati selkeitä kirjausohjeita, jotta automaatio pystyy käsittelemään laskut. Jotkut käytännöistä olivat jo käytössä, mutta automaation myötä ohjeiden selkeytys oli paikallaan: yhdenmukaisuus saman asian ilmaisemiseen.

– Ohjelmistorobotti oppii ja toistaa, joten vuoteen on mahtunut oppiprosessi puolin ja toisin. Meillä laskutuksessa opeteltiin uusi tapa käsitellä laskuja ja robotti on opetellut muun muassa liitteiden käsittelyä, Felin sanoo.

Aikaa kehittämiselle ja virheetöntä jälkeä asiakkaalle

Automatiikan suorat vaikutukset näkyvät työn tuottavuudessa: työ tehostuu, laatu paranee ja virheet vähenevät. Robotti vapauttaa henkilöstön aikaa muihin vaativampiin tehtäviin. Laskutuksessa Felin pystyy nyt keskittymään enemmän toimintatapojen ja toiminnanohjausjärjestelmän kehittämiseen.

– Meillä tuttavallisesti kutsuttu Robotti-Robbe on myös siitä mahtava työntekijä, että hänellä ei tunnu olevan näppäilyvirheitä ja lomia ei tarvita. Hyvitykset asiakkaille ovat vähentyneet entisestään ja pystymme vuoden ympäri pyörittämään lomitukset samalla työporukalla, Felin toteaa.

Tällä hetkellä NCC:llä on kehitteillä myös työmaille robottityökalu, joka olisi vastaavanlainen kuin laskutuksessa käytettävä robotti. Työmaalla robotin tarkoitus on kerätä laskuja valmiiksi kansioihin ja tulostaa niistä valmiita listoja ja raportteja. Ohjelmistorobotiikka voi näin poistaa työmaahenkilöstöltä manuaalista hallinnointia ja vapauttaa aikaa muuhun, kun tarvittavat tiedot löytyvät aina valmiina listoina kansioista.

Kirjoittaja: Noora Turunen, viestintäkonsultti

Vierasbloggaaja