Kehitysvaihe, projektipäivä, Last Planner, AJR. Allianssille olennaista termistöä, mutta perinteisiin urakkamuotoihin tottuneille vain hajanaisia pisteitä, joita on haastavaa yhdistää yhtenäiseksi kuvioksi. Aiheesta on puhuttu meillä pääkaupunkiseudun Talonrakentamisen yksikössä paljon, sillä olemme olleet mukana allianssihankkeissa jo useamman kerran. Allianssi on rakennushankkeen eri osapuolten tiiviiseen yhteistyöhön perustuva toteutusmuoto, mutta mitä se kehitysvaihe nyt tarkoittikaan? Mikä on projektipäivä ja mitä siellä oikein tapahtuu? Tatu Penttinen on luvannut selventää asiaa, sillä kehitysvaiheen fasilitoijana hän vastasi Pakilanpuiston allianssissa projektipäivien läpiviennistä ja työskentelyn prosessien ylläpidosta.
– Allianssin eri osapuolet muodostavat yhteisen organisaation, jolle projektipäivä on ikään kuin yksi iso työpaja. Lähtökohtaisesti kaikki asiantuntijat kokoontuvat yhtenä päivänä viikossa samaan tilaan tekemään töitä yhdessä. Jokaiselle päivälle ja niissä pidetyille kokouksille luodaan etukäteen aikataulutettu agenda, jonka mukaan toimintaa toteutetaan, Penttinen kiteyttää.
Pakilanpuiston allianssin kehitysvaiheen projektiorganisaation löysi joka ikinen tiistai Sturenkadulta Helsingin Vallilasta, jossa projektitoimisto sijaitsi. Päivä alkoi yleensä APR:n, eli allianssin projektiryhmän kokoontumisella tai jollain muulla erikseen sovitulla palaverilla. Tämän jälkeen työskentely eteni pienryhmittäin. Aina puolilta päivin pidettiin myös projektin yhteisen aikataulun, eli Last Plannerin tarkastelu. Tätä kaikkea olisi mahdotonta toteuttaa sujuvasti, elleivät kaikki projektin avainhenkilöt olisi sitoutuneet mukaan viikoittaiseen yhdessä työskentelyyn.
– Fasilitoijan vastuulla on ylläpitää sujuvaa Last Planner -työskentelyä ja varmistaa, että sovitut tehtävät tulevat tehtyä ja uudet tehtävät sijoitetaan aikatauluun oikein. Projektipäivien toteutuminen suunnitelmien mukaan vaatii sen, että toiminta on ohjattua ja käytännöt ovat kaikille tuttuja ja hyvin selvillä. Ei tietenkään voi olla myöskään niin, että kyseinen päivä on ainoa, jonka ihmiset tekevät viikosta kyseiselle hankkeelle. Sen takia on erityisen tärkeää katsoa ja sopia etukäteen, mitä näihin projektipäiviin sisällytetään, Penttinen sanoo.
Projektipäällikkö Esa-Petri Leppäsen mielestä kehitysvaiheessa menestyminen vaatii ihmisiltä myös hyviä sosiaalisia taitoja: asioista keskustellaan kehitysvaiheessa paljon ja monesta näkökulmasta.
– Kehitysvaiheessa tietysti korostuu tiedonkulun helppous. On hyvä, että ihmiset näkevät toisiaan. Jos eteen tulee ongelma, kaikki tarvittavat henkilöt ovat pääsääntöisesti aina paikalla projektipäivässä ja ongelma voidaan ratkaista nopeastikin, hän sanoo.
Edellytyksenä hyvä henki ja luottamus osapuolien asiantuntijuuteen
Pakilanpuiston allianssin kehitysvaihe saatiin alkuvuoden aikana päätökseen ja toteutusvaihe on käynnissä. Penttinen oli mukana hankkeessa alusta asti, kun Leppänen sen sijaan hyppäsi suoraan liikkuvaan junaan korvaamaan hankkeen aiemman projektipäällikön. Millaisena kehitysvaihe näyttäytyi eri lähtökohdista katsottuna?
– On tietysti aina riski, jos tarjousvaiheessa määritellyt avainhenkilöt eivät jostain syystä olekaan lopulta mukana kehitysvaiheessa toteuttamassa hanketta. Kehitysvaiheelle on tavoitteena saada niin sanotusti nopea lähtö, eli käytännön asiat on saatava toimimaan ja ihmisten on sitouduttava hankkeeseen ja yhteiseen tekemiseen. Henkilömuutokset eivät ole ihannetilanne, sillä ne aiheuttavat osaltaan aina informaatiokatkoksia ja sitä kautta myös epävarmuuden tunnetta koko allianssissa. Riskien toteutumisen kannalta kehitysvaiheen alku onkin erityisen tärkeä, sillä isommistakin vaikeuksista päästään yleensä yli silloin, kun porukassa on hyvä henki ja vahva luottamus toisiin, Penttinen sanoo.
Leppänen tuli mukaan allianssiin kehitysvaiheen ollessa jo loppusuoralla, minkä lisäksi allianssi on hänelle hankemuotona ensimmäinen laatuaan.
– En voi sanoa, että projektin haltuun ottaminen olisi ollut täysin mutkatonta. Monen muun uuden asian lisäksi on täytynyt karistaa vanhoja toimintamalleja pois ajatuksista. Voin kuitenkin jo nyt olla samaa mieltä siitä, että mitä paremmin allianssin osapuolet tuntevat toisensa, sitä todennäköisempää on, että vaikeatkin asiat saadaan taklattua. Koska allianssimaailmassa ei täysin samalla tavalla ole sellaista hierarkiaa kuin normaalissa hankkeessa, painii moni sen kanssa, että jokainen paikallaolija on omassa lajissaan asiantuntija ja se asiantuntijuus pitäisi tuoda yhteen. Osa on hiljaisia ja osa äänekkäämpiä, miten saada kaikkien ääni kuulumaan? Allianssin projektipäälliköltä vaaditaan kuitenkin aika taidokasta kokonaisuuksien hallintaa ja isostakin organisaatiosta pitäisi pystyä saamaan paljon irti yhden päivän aikana, Leppänen miettii.
Uuden innovointia – sekä sen johtamista
Allianssin kehitysvaiheessa korostetaan myös paljon innovatiivisuutta ja ylipäätään mahdollisuutta tehdä innovatiivisia ratkaisuja. Miten se toteutuu käytännössä?
– Ajatuksena on, että paikalla on eri alojen asiantuntijoita ja ylipäätään eri tyyppisiä ihmisiä työskentelemässä yhdessä, mikä on innovoinnin kannalta hedelmällistä. Allianssimalli siis mahdollistaa innovoinnin, mutta sen eteen täytyy kuitenkin tehdä samalla tavalla töitä kuin minkä tahansa muun ratkaisun. Ideat eivät ilmesty käskystä, vaan innovoinnin pitäisi tapahtua luontevasti päivittäisen työskentelyn ohessa. Kun kaikki allianssin osapuolet ovat projektipäivissä paikalla, pitäisi pystyä myös tuottamaan eri ratkaisuja ja ideoita yhteistyöprosessin ohessa, Penttinen summaa.
– Innovointi pitäisi myös keskittää kehitysvaiheen alkuun, sillä innovaatioita on periaatteessa vaikeaa jalkauttaa koko hankkeen aikajanalle. Kun tiettyjä ratkaisuja on jo linjattu paljon ja toteutussuunnittelu on pitkällä, voi innovointi olla jo haasteellista, Leppänen lisää.
Kokemusasiantuntijoilta uskaltaa ehkä jo kysyä tuntumaa siitä, millaisiin hankkeisiin allianssimalli sitten lopulta parhaiten soveltuu?
– Periaatteessa allianssissa tehdään kaikki samat perusasiat mitä muissakin projekteissa. Allianssissa on vain nimensä mukaisesti enemmän osapuolia mukana jo varhaisemmassa vaiheessa, mikä taas vaatii kehitysvaiheen, projektipäiviä ja erikseen järjesteltyä toimintaa ja prosesseja. Projektinjohdon tehtävänä on ohjata työskentelyä ja varmistaa, että projektipäivissä asiat etenevät oikeassa aikataulussa. Allianssi on ehdottomasti isojen hankkeiden toimintamalli. Mitä monimutkaisempi ja isompi hanke, sitä todennäköisemmin toteutusmuotona allianssi, Leppänen päättää.
